ГОДОВОЙ РАЗДЕЛ СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

согласно параграфам 3.7.5–3.7.7 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, – архивная опись дел, составляемая на основе описей дел структурных подразделений, разрабатываемая архивом организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения. В годовой раздел сводной описи дел включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно. Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости – указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи. Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4 экземплярах. Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЦЭК (ЭК) организации, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф «Согласовано» с указанием номера протокола ЦЭК (ЭК) и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение архивного учреждения в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК архивного учреждения, но не позднее чем через два года. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме, приведенной в приложении № 1, а годовой раздел сводной описи дел временного хранения (свыше десяти лет) – в приложении № 2 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.