Информация документированная (документ)

зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель. В трех федеральных законах дается понятие документированной информации. В одном случае (в узком смысле слова) документированная информация — это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель (ст. 2 Закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). В другом (в широком смысле слова) — под документом понимается материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования (ст. 1 Федерального закона от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов», ст. 2 Федерального закона от 29 декабря 1994 г. № 78-Ф3 «О библиотечном деле»). Организационная форма информации, включая идентифицирующие признаки (реквизиты), определяется стандартами на различные виды документов. Как указывается во 2 разделе Государственной системы документационного обеспечения управления, документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски, кристаллы и др.). Документирование информации согласно п. 32 ГОСТ Р 51141-98 – это запись информации на различных носителях по установленным правилам. В свою очередь носитель документированной информации – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Требования к выбору носителя информации закреплены в п. 8.3.3 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 и определяются сроком хранения и необходимостью сохранения целостности системы управления документами при возникновении чрезвычайных ситуаций. Единство правил документирования обеспечивается применением: 1) государственной системы документационного обеспечения управления; 2) унифицированных систем документации (УСД) комплекса взаимосвязанных документов определенной сферы применения, созданных по единым правилам и требованиям (стандартам, типам, унификациям); 3) общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) систематизированных перечней наименований и кодов объектов классификации (классификационных группировок), разработанных и утвержденных в установленном порядке, обязательных для применения при обеспечении автоматизации процессов обработки информации. ОКУД является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве, разработан взамен Общесоюзного классификатора управленческой документации (1 89 012) на территории Российской Федерации.