КОНТРОЛЬНО-СПРАВОЧНЫЕ КАРТОТЕКИ

согласно параграфу 4.2.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536, – картотеки, включенные в поисковую систему. Картотеки могут делиться на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах, выполняя контрольную функцию. Систематизация карточек может вестись по исполнителям, структурным подразделениям, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска исполненных документов. Систематизация карточек в этой части ведется по вопросам, номенклатуре дел и т. д.