информация о муниципальном служащем. Цель формирования личного дела — сосредоточение и хранение всей информации о муниципальном служащем в одном месте. Личные дела ведутся службой кадров органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования. В органе местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования, не имеющих службы кадров, личные дела ведет управляющий делами или муниципальный служащий, которому представитель нанимателя (работодателя) поручает ведение кадровой работы (см. Кадровая работа в муниципальном образовании). Представитель нанимателя несет ответственность за полноту и адекватность фактическим данным информации, содержащейся в личном деле. Запрещается ведение дубликатов (нескольких экземпляров) личных дел на одного муниципального служащего.
Л.д.м.с. ведется по единым правилам и является документом строгой отчетности. В системе государственной гражданской службы Российской Федерации порядок ведения личного дела установлен Указом Президента Российской Федерации «Об утверждении положения «О персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» от 30.05.2005 г. № 609. С учетом взаимосвязи муниципальной службы и государственной гражданской службы, установленной федеральным законодательством ст. 30 Федерального закона «О муниципальной службе в Российской Федерации» закрепляет следующее: «Ведение личного дела муниципального служащего осуществляется в порядке, установленном для ведения личного дела государственного служащего».
В Л.д.м.с. вносятся его персональные данные (см. Персональные данные муниципального служащего) и иные сведения, связанные с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы и необходимые для обеспечения деятельности органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования. Персональные данные, внесенные в личные дела муниципальных служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах муниципальных служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, — к сведениям, составляющим государственную тайну.
Л.д.м.с. формируется в два этапа:
1)в процессе назначения муниципального служащего на муниципальную должность после подписания трудового договора и издания распоряжения (приказа) о приеме на муниципальную службу;
2)в процессе ведения личного дела, в течение прохождения муниципальным служащим муниципальной службы.
Муниципальные служащие обязаны представлять в месячный срок в службу кадров информацию о социально-демографических изменениях (семейное положение, место жительства, отношение к воинской службе, образование и др.) сведений, включаемых в Л.д.м.с. Личные дела ведутся в течение всего времени работы муниципального служащего в органе местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования.
Документы, приобщенные к Л.д.м.с., брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись. Учетные данные муниципальных служащих в соответствии с порядком, установленным муниципальным правовым актом, хранятся кадровой службой органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования на электронных носителях.
Муниципальные служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел муниципальных служащих, могут привлекаться в соответствии с законодательством РФ к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах муниципальных служащих. Так как Л.д.м.с. имеют постоянный или длительный сроки хранения, то рекомендуется в личные дела формировать документы указанных сроков хранения.
Л.д.м.с. включаются в номенклатуру дел службы кадров органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования под общим заголовком «Личные дела» с указанием сроков хранения. В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) личные дела представителя нанимателя (работодателя), муниципальных служащих, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно; остальных работников — 75 лет. Справки с места жительства, медицинские справки и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел.
Личные дела систематизируются и хранятся либо по порядку номеров личных дел, либо в алфавитном порядке, либо по наименованиям структурных подразделений в соответствии со штатным расписанием органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования. При большом количестве личных дел они регистрируются в соответствии с порядковыми номерами и указаниями на обложке дела в специальном журнале учета личных дел.
Служба кадров органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования хранит дела только работающих муниципальных служащих в специально оборудованных сейфах и шкафах в вертикальном положении. Изъятие документов из Л.д.м.с. для уничтожения не допускается. Уничтожение личных дел производится в соответствии с указаниями «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002 г.
При работе с Л.д.м.с., выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать новые.
При извлечении каких-либо документов из Л.д.м.с. по указанию представителя нанимателя (работодателя) работник кадровой службы органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования обязан сделать во внутренней описи соответствующую запись.
Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами муниципальных служащих, определяется представителем нанимателя (работодателя). С этой целью составляется список должностных лиц, утверждаемый руководителем органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования.
При необходимости в этот список можно вносить изменения и дополнения. Личные дела уволенных муниципальных служащих сдаются в архив организации в составе описи дел по личному составу. В архиве они хранятся по алфавиту фамилий муниципальных служащих.
Н. Н. Мусинова
Список литературы
Федеральный закон «О муниципальной службе в Российской Федерации» от
02.03.2007 г. № 25-ФЗ. — Ст. 30
Указ Президента Российской Федерации «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» от 30.05.2005. № 609. — 2005. — № 23. — Ст. 2242.
Анисимов В. М. Кадровая служба и управление персоналом организации: практическое пособие кадровика. — М., 2003. — С. 313.
Кабашов С. Ю. Организация муниципальной службы: Учебник. — М.: ИНФРА-М,
2010. — С. 430–436.
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)./ Национальные стандарты. 2007. — № 3.