ОТБОР ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ

согласно параграфу 2.1.3 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, – процедура, осуществляемая в результате экспертизы ценности электронных документов, которая проводится экспертной комиссией организации. На первом этапе экспертизы электронных документов архив совместно со службой ДОУ или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор электронных документов на постоянное и временное хранение; перечень утверждается экспертной комиссией организации. Экспертиза электронных документов проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях (применяется в комплексе система общих и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение). При приеме электронных документов на хранение в архив учитываются факторы: 1) ограничения на прием электронных документов; завершенность процесса создания электронных документов; 2) стоимость возможного перевода электронных документов в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче электронных документов; 3) наличие необходимой сопроводительной документации; 4) соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения электронных документов; затраты на обеспечение хранения.