ПОДГОТОВКА ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

согласно параграфу 2.3.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, – процедура, которая состоит из следующих этапов: 1) проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив; 2) запись электронных документов на машинные носители; 3) проверка качества записи; 4) описание записи электронных документов; 5) проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу; 6) подготовка комплекта сопроводительной документации. Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т. п.), объем документа (для БД также – количество записей).